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F. Einführung des Bibliotheksprogramms Aleph
Das Aleph-Projekt der Max-Planck-Gesellschaft hatte im September 2000 begonnen. Eine Gruppe von 12 Max-Planck-Instituten führt zusammen mit der Gesellschaft für wissenschaftliche Datenverarbeitung in Göttingen (GWDG) das integrierte Bibliothekssystem Aleph 500 der Firma Ex Libris in ihren Bibliotheken ein. Die Software läuft zentral auf einem einzigen Server bei der GWDG. Die Finanzierung erfolgt durch die MPG-Generalverwaltung aus zentralen Finanzmitteln.
Für dieses Projekt bildete sich in der Bibliothek des Instituts eine Projektgruppe, die aus dem stellvertretenden Bibliotheksdirektor als Projektleiter und zwei Bibliotheksmitarbeitern bestand und sich Mitte des Jahres um drei Mitarbeiter erweiterte. Der stellvertretende Bibliotheksdirektor beteiligt sich zusätzlich als Mitglied einer institutsübergreifenden MPG-Projektguppe an der Koordinierung des Gesamtprojekts im Rahmen der Max-Planck-Gesellschaft.
Im ersten Halbjahr 2001 nahm die Projektgruppe an zahlreichen Schulungen für Aleph teil, die zentral in Göttingen durchgeführt wurden. Anschließend begannen die äußerst umfangreichen Arbeiten am Setup von Aleph 500, die zum größten Teil von der Projektgruppe selbst und nicht von der Firma Ex Libris erledigt wurden. Aleph ist eine sehr flexible Software, die sich vielfältig an die Bedürfnisse und Wünsche eines Anwenders anpassen läßt. Mit der Umstellung auf Aleph 500 soll nicht nur der bisherige Funktionsumfang der alten Bibliothekssoftware BIS erhalten bleiben, das heißt Katalogisierung, Erwerbung, Verbundanbindung und OPAC. Vielmehr werden mit dem Projekt qualitative und quantitative Verbesserungen angestrebt, z.B. elektronische Ausleihe, Integration der Sonderabteilungen, Umstellung von Zeitschriften- und Fortsetzungsverwaltung, verbesserte Systematiksuche und anderes. Die Mitglieder des Projektteams waren mit den dazu notwendigen Arbeiten im Jahr 2001 teilweise bis zu 90% ihrer Arbeitszeit befaßt. So wurde der gesamte Datenbestand aus dem Altsystem BIS mehrfach nach Aleph kopiert und anschließend in mühevoller Kleinarbeit auf etwaige Fehler bei der Datenkonvertierung untersucht. Ferner wird der WWW-OPAC detailliert an die Wünsche der wissenschaftlichen Benutzer angepaßt.
Für die Integration der Bibliothekssystematiken in den WWW-OPAC von Aleph entwickelte das Projektteam ein neues Konzept, mit dessen Realisierung Ex Libris beauftragt wurde. Für die Anbindung von Aleph 500 an den Südwestdeutschen Bibliotheksverbund (SWB) erarbeitete das Projektteam in enger Zusammenarbeit mit dem Bibliotheks-Servicezentrum in Konstanz eine Lösung über die Software Katwin.
Im Juni und Juli 2001 führten Mitarbeiter von Ex Libris jeweils mehrtägige Schulungen zu Aleph 500 durch, an denen alle Bibliotheksmitarbeiter teilnahmen.
Die neue elektronische Ausleihe bildete einen Schwerpunkt der Arbeit des Projektteams. Da in der Bibliothek des Instituts die wissenschaftlichen Mitarbeiter ihre Bücher selbst ausleihen dürfen und deswegen bei einer elektronischen Ausleihe selbst verbuchen müssen, wurde es für erforderlich gehalten, jeden Band mit einem maschinenlesbaren Barcode zu versehen. Vom 23. Juli bis zum 12. Oktober wurden bis zu 18 Studenten beschäftigt, die die Bücher aus den Regalen nahmen, mit einem Barcode beklebten und diesen mit dem Exemplarsatz des Buches verknüpften. Die Studenten konnten allerdings nur die Bücher bearbeiten, die keine bibliothekarischen Probleme bereiteten. Alle Bände, bei denen die bibliographischen Einheiten nicht den Datensätzen entsprachen oder die in irgendeiner Weise im elektronischen Katalog nicht eindeutig zu identifizieren waren, wurden zurückgestellt und mußten von Fachkräften mit einem Barcode versehen werden. Dieser nicht unerhebliche Bestand wurde teilweise von den MitarbeiterInnen der Titelaufnahme erledigt, zum Teil wird er jetzt von einer Diplombibliothekarin, die befristet eingestellt wurde, bearbeitet.
Inzwischen wurde in den größten Teil der etwa 250.000 Bände im Institutsgebäude ein Barcode eingeklebt. Die Bände aus dem Max-Planck-Haus können weiterhin nur bei Gelegenheit einer Ausleihe einen Barcode erhalten. Da die Studenten alle Bücher aus den Regalen nehmen mußten, wurde die Gelegenheit genutzt, um die Aufstellung der Bücher zu ändern. Soweit sie einen Barcode besitzen, stehen sie nun von oben nach unten und nicht wie bisher von unten nach oben.
Für die Selbstverbuchung durch Institutsangehörige wurde ein Selbstverbuchungsterminal der Firma Sensormatic ausgewählt, installiert und erprobt. Vom 15. Oktober bis zum 22. November 2001 fand ein Probebetrieb der elektronischen Ausleihe statt, der jedoch nicht zur sofortigen Einführung von Aleph in der Ausleihe führte. Für die Bereiche Katalogisierung, Erwerbung und OPAC soll die definitive Umstellung auf Aleph im Dezember stattfinden.
