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Als Depotbibliothek für die Dokumente der Vereinten Nationen und vieler ihrer Sonderorganisationen erhält die Bibliothek die von diesen Einrichtungen verteilten Publikationen seit jeher mit der Auflage, sie auch der Öffentlichkeit gebührenfrei zugänglich zu machen. Sie entspricht dieser Verpflichtung, indem sie jedermann ohne Zugangsbeschränkung als Benutzer zuläßt. Außerdem stellt sie das gewünschte Material in Form von Kopien, Ausdrucken aus Datenbanken oder als Dateien zur Verfügung. Im Rahmen der Fernleihe werden die gewünschten Kopien dem Benutzer zugesandt. Zusätzlich können Dokumente zu speziellen Themen auch von außerhalb über die Homepage der Bibliothek aufgerufen werden.
Die Einhaltung der Regeln für das Führen einer Depotbibliothek werden regelmäßig durch die Vereinten Nationen überprüft. Im Jahr 2003 besuchte Frau Dana Loytved, Senior Reference Librarian der Dag Hammarskjöld Library, die Abteilung. Die Bibliothek erhielt die beste Beurteilung für die Arbeit und den Service der Abteilung. Die UN-Depotbibliothek wird auch weiterhin im Tausch mit den Veröffentlichungen des Instituts alle Dokumente und Publikationen erhalten, soweit sie zur Depotlieferung vorgesehen sind. Verschiedene Abteilungen des Instituts haben Frau Loytved das Angebot auf weitere Zusammenarbeit mit den Vereinten Nationen mit auf den Weg nach New York gegeben.
Zum Jahresende 2003 schließt das deutsche Informationszentrum der Vereinten Nationen in Bonn und wird durch ein regionales Informationszentrum in Brüssel ersetzt. Den einzelnen Depotbibliotheken sollen dann Aufgaben als nationale Informationsstellen zuwachsen. Die UN-Depotbibliothek erhält bis Jahresende im Rahmen dieser Schließung Teile der Publikationen und der grauen Literatur des Informationszentrums in Bonn.
Die gedruckten Dokumente der Vereinten Nationen sind für die Wissenschaftler des Instituts unentbehrlich. Für die auswärtigen Benutzer ist die Sammlung der Bibliothek ebenfalls von großer Bedeutung, da es in Deutschland nur sieben Einrichtungen gibt, die gleichfalls sowohl die hektographierten als auch die gedruckten Veröffentlichungen der Vereinten Nationen beziehen, und da die Bibliothek des Max-Planck-Instituts für ausländisches öffentliches Recht und Völkerrecht in Süddeutschland die einzige Institution dieser Art ist.
Materialien aus der Zeit des Völkerbundes wurden früher ausschließlich in französischer Sprache gesammelt. Im Berichtsjahr überließ das Juristischen Seminar der Universität Heidelberg wiederum einen Teil seiner Bestände an Publikationen des Völkerbundes der Bibliothek.
Die Depotbibliothek erhält die Materialien der Vereinten Nationen in englischer Sprache. Sie besitzt zusätzlich für die Jahre bis 1974 die Dokumente in der französischen Fassung und bis zur Gegenwart sämtliche ins Deutsche übersetzten Texte. Neben den Dokumenten der Vereinten Nationen werden in der UN-Abteilung intensiv die Veröffentlichungen der Sonderorganisationen der Vereinten Nationen gesammelt.
Die Dokumente werden nach UN-Symbolen und Dokumentennummern aufgestellt und erschlossen, wie es die Vereinten Nationen empfehlen und wie es der Praxis in UN-Bibliotheken und in den anderen Depotbibliotheken entspricht. Zusätzlich zu den offiziellen Dokumenten werden fortlaufend und rückwirkend Monographien und der gebundene Bestand an Zeitschriften und Serien in den Online-Katalog der Bibliothek aufgenommen.
Neben den Materialien der Vereinten Nationen und ihrer Sonderorganisationen werden in der UN-Abteilung die Veröffentlichungen zahlreicher regionaler Organisationen bearbeitet. Die größte von ihnen ist die "Organisation Amerikanischer Staaten".
Die Webseiten der UN-Depotbibliothek enthalten nicht nur allgemeine Links zu den Organisationen, sondern sie ermöglichen auch den direkten Zugang zu Dokumenten und Informationen. Sie ersetzen immer mehr gedruckte Informationsmaterialien, da diese von den Organisationen nur noch in elektronischer Form zur Verfügung gestellt werden, wie z. B. im Bereich der Informationsdienste. Dokumente der Vereinten Nationen, die als "Public Domain" klassifiziert werden, dürfen im Original auf der Homepage der Bibliothek angeboten werden. Die Homepage enthält Links zu wichtigen und oft nachgefragten Dokumenten und Textsammlungen mit Verweisen auf die entsprechenden Systemstellen in der Linksammlung des Instituts. Besonderes Augenmerk wurde auf die Themen "Frieden und Sicherheit", "Menschenrechte" und "Völkerrecht" gelegt.
Auf eigenen Informationsseiten werden Links zur Arbeit der anderen internationalen Organisationen und ihrer Zusammenarbeit mit den Vereinten Nationen bereitgestellt. Für den Bereich der Vereinten Nationen werden Hinweise auf Fundstellen deutscher Texte zur Arbeit der Organisation und Übersetzungen von Originaldokumenten der Vereinten Nationen ins Netz gegeben.
