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C. Dokumente internationaler Organisationen
Auch die Sammlungen von Dokumenten internationaler Organisationen in der Bibliothek werden in starkem Ausmaß von auswärtigen Benutzern in Anspruch genommen. Diese besuchen allerdings häufig die Bibliothek persönlich, um die Materialien einzusehen und die Sachkenntnis der zuständigen Mitarbeiter in Anspruch zu nehmen.
1. Depotbibliothek für die Dokumente der Vereinten Nationen
Als Depotbibliothek für die Dokumente der Vereinten Nationen und vieler ihrer Sonderorganisationen erhält die Bibliothek die von diesen Einrichtungen verteilten Publikationen seit jeher mit der Auflage, sie auch der Öffentlichkeit gebührenfrei zugänglich zu machen. Sie entspricht dieser Verpflichtung, indem sie jederman als Benutzer zuläßt, aber auch, indem sie das gewünschte Material in Form von Kopien oder Ausdrucken aus Datenbanken oder als Dateien mit e-mail versendet. Zusätzlich können Dokumente zu speziellen Themen auch von auswärts über die Homepage der Bibliothek aufgerufen werden.
Die vorhandenen Dokumente der Vereinten Nationen sind für die Wissenschaftler des Instituts unentbehrlich. Für die auswärtigen Benutzer ist die Sammlung der Bibliothek ebenfalls von großer Bedeutung, da es in Deutschland nur sieben Einrichtungen gibt, die wie sie sowohl die hektographierten als auch die gedruckten Veröffentlichungen der Vereinten Nationen erhalten und unsere Bibliothek in Süddeutschland die einzige Institution dieser Art ist.
Die Depotbibliothek enthält die Materialien in englischer Sprache. Sie besitzt zusätzlich für die Jahre bis 1974 häufig ihre französische Fassung und sämtliche ins Deutsche übersetzten Texte. Die Dokumente sind etwa seit 1949 und damit fast vollständig als Papierausgabe vorhanden. Außerdem gibt es für einen langen Zeitraum ab der Gründung der Vereinten Nationen einen vollständigen Satz der Dokumente auf Mikrokarten. Auch die Veröffentlichungen des Völkerbundes sind fast vollständig vorhanden.
Neben den Dokumenten der Vereinten Nationen werden in der UN-Abteilung intensiv die Veröffentlichungen der Sonderorganisation der Vereinten Nationen gesammelt, die teils als Geschenk eingehen, teils gekauft und teils aus den Datenbanken dieser Organisationen in die Rechner des Instituts überspielt oder ausgedruckt werden, wenn sie auf diese Weise schneller als die Papierausgabe verfügbar sind oder überhaupt nicht mehr gedruckt erscheinen.
Die Dokumente werden nach UN-Symbolen und Dokumentennummern verzeichnet, wie es die Vereinten Nationen empfehlen und wie es der Übung in den Bibliotheken der UN und in den anderen Depotbibliotheken entspricht. Viele Materialien werden außerdem in den elektronischen Bibliothekskatalog aufgenommen. Hierzu gehören alle Zeitschriften.
Die Aufbewahrung, Verzeichnung und Benutzung der Dokumente in unserer Bibliothek ist bisher zur vollen Zufriedenheit der Vereinten Nationen erfolgt, welche die Depotbibliotheken regelmäßig überwachen.
Neben den Materialien der Vereinten Nationen und ihrer Sonderorganisationen werden in der UN-Abteilung die Veröffentlichungen zahlreicher regionaler Organisationen bearbeitet. Die größte von ihnen ist die „Organisation Amerikanischer Staaten“, für deren Dokumente das Institut ebenfalls den Status einer Depotbibliothek besitzt.
Im laufenden Jahre wurde das in der Abteilung benutzte Datenbankprogramm Access weiter ausgebaut. Ein großer Teil der Anfragen aus dem Hause und von auswärts geht inzwischen über e-mail ein. Viel Beachtung wurde der Erhaltung des Bestandes geschenkt. Trotz beschränkter Finanzmittel wurden 414 Bände mit zum Teil neu kopierten Dokumenten gebunden.
